Dentre os trâmites que são realizados pela PROAD, DAA e DF e que são necessários ao andamento do processo, podemos citar, em síntese:
- autorização de despesa, caso haja disponibilidade orçamentária;
- consulta ao SICAF, fechamento e registro no subsistema correspondente (SIASG – Comprasnet);
- emissão da respectiva nota de empenho;
- envio (expedição) da nota de empenho ao interessado e à organização do evento para conhecimento;
- encaminhamento dos autos ao solicitante do serviço para atesto do documento fiscal (que deverá ser emitido após a prestação do serviço) e posterior remessa dos autos à DF para prosseguimento;
- análise do documento fiscal, liquidação e pagamento (após o recebimento do processo com o documento fiscal atestado).
É fundamental que o requerente tenha ciência de que o pagamento de taxa de inscrição em evento nacional por nota de empenho é realizado somente após a prestação do serviço (realização do evento) e que o processo somente seguirá para a fase de pagamento após a emissão do documento fiscal pela empresa promovente e o respectivo atesto pelo solicitante do serviço.
É por meio do atesto que o solicitante reconhece que o serviço foi devidamente prestado, estando de acordo com o que foi solicitado e com a respectiva nota de empenho, por isso é imprescindível que o requerente tenha conhecimento de que o pagamento somente será realizado após tal ato. É importante salientar que o atesto deve ser realizado no próprio documento fiscal, de forma legível, de modo a possibilitar a identificação do servidor, e que devem constar no documento a matrícula SIAPE e a data de assinatura.
Além de orientar os requerentes sobre a tramitação processual, sugerimos, ainda, que os responsáveis por solicitar e formalizar esse tipo de demanda instruam os autos com a seguinte documentação, além das outras necessárias:
- documento que comprove que a organização do evento aceita pagamento de taxa de inscrição por nota de empenho;
- documento que comprove o valor da taxa de inscrição, considerando o período em que será realizado o pagamento;
- documento que comprove os dados da instituição promotora do evento, em favor da qual será emitida a nota de empenho e que receberá o pagamento pela prestação do serviço, com a razão social, CNPJ e dados bancários para o pagamento.
- Tais documentos podem ser as informações obtidas no site do evento, troca de e-mails com a organizadora, dentre outros.
Por fim, cabe destacar que estas informações se tratam apenas de uma sugestão para o melhor andamento do processo, a fim de garantir que o requerente tenha a sua solicitação atendida de forma eficiente e para que o processo cumpra a finalidade para o qual foi aberto.
