Instruções e formulários PROAP

Para lembrete/ciência:

Somente podem ter como beneficiários professores e alunos com vínculo ativo no PPGI.
No caso de inscrições de professores em eventos, só é possível utilizar a verba PROAP se tiver SICAF (tanto para eventos nacionais ou internacionais). É fundamental que o requerente tenha ciência de que o pagamento de taxa de inscrição em evento nacional por nota de empenho é realizado somente após a prestação do serviço (realização do evento) e que o processo somente seguirá para a fase de pagamento após a emissão do documento fiscal pela empresa promovente e o respectivo atesto pelo solicitante do serviço. – https://ppgi.uniriotec.br/taxa-de-inscricao-nota-de-empenho-eventos-nacionais/
- Obs.: De ordem da contabilidade da UNIRIO, pedidos de pagamento de taxa de inscrição em evento ou taxa de publicação NÃO PODEM ser feito a alunos. Estes pedidos devem entrar como auxílio financeiro ao discente.

Como trabalhamos com cotas por docente, os docentes responsáveis por suas cotas devem indicar os gastos a serem efetuados em sua cota (se é aluno pedindo somente diárias [ajuda de custo], o docente responsável deve indicar quantas diárias devem ser pagas – e que não serão contempladas passagens).
A PROAD não trabalha com reembolso. Então estejam atentos aos pedidos de inscrições e passagens para não pagarem antes.
A responsabilidade de acompanhar o processo é do docente responsável. A coordenação e secretaria não tem condições de ficar acompanhando todo processo de forma a garantir sua execução adequadamente.
Não é possível emitir passagens e pagar diárias a servidores que estejam com férias marcadas durante o período de afastamento.

Processo aprovado em maio/2023:

Processo proposto (detalhamento com informações de apoio ao preenchimento em: https://docs.google.com/document/d/1NVtL-Vd12axh8LSw1i1iPPtOkE_ZSO2-F2ADqQ1hDag/edit?usp=sharing):

Docente encaminha o pedido PROAP para a coordenação do PPGI – ppgi@unirio.br e secretaria do PPGI – ppgi.secretaria@unirio.br.
- Inscrição:
  - Para ciência: de ordem da PROPGPI, serão realizados apenas pagamentos para eventos de qualis restrito (A), mediante a comprovação do qualis.
  - Obs.: De ordem da contabilidade da UNIRIO, pedidos de pagamento de taxa de inscrição em evento ou taxa de publicação NÃO PODEM ser feito a alunos. Estes pedidos devem entrar como auxílio financeiro ao discente.
  - Para ciência: pedidos de pagamento de inscrições em congressos e pagamento de taxa de publicação de artigos, passou a ser exigido o Estudo Técnico Preliminar (ETP) cadastrado no sistema do ComprasNet (http://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp). Os servidores (técnicos e professores) que ainda não tiverem acesso ao sistema podem solicitar ao Diretor Financeiro, através do email def_direcao@unirio.br. É papel do próprio docente ter o cadastro no sistema e gerar o seu ETP no pedido, não sendo papel da coordenação de programa este processo.
  - Preencher o documento de autuação de abertura do processo no SEI. Enviar em DOCX.
  - Preencher com os dados do requerinte o DFD (Documento de Formalização de Demanda) para Taxa de Inscrição em Evento Científico. ESTE DOCUMENTO NÃO DEVE SER PREENCHIDO EM CASO DE ALUNO. PARA ALUNO É O FORMULÁRIO DE AUXÍLIO FINANCEIRO.
    - Anexar ainda (i) comprovante de inscrição no evento; (ii) cópia ou arquivo do artigo/trabalho a ser apresentado; (iii) comprovante de submissão; (iv) carta de aceite; (v) INVOICE ou dados bancários para pagamento; (vi) Comprovação de do qualis restrito do periódico ou conferência; e (vii) ETP (Estudo Técnico Preliminar) – este documento deve ser gerado apenas quando o processo for aberto no SEI, pois exige o número do processo.

- - - Caso o beneficiário seja aluno de mestrado ou doutorado, incluir o histórico escolar.

- - Passagens e Diárias:
    - Para ciência: de ordem da PROPGPI, serão realizados apenas pagamentos para eventos de qualis restrito (A), mediante a comprovação do qualis.
    - Deve ser enviada a versão editável de todos os documentos:
      - Documento de Formalização de Demanda para solicitação de Passagens e Diárias (.docx)
        O valor de diárias para servidores é estabelecido pelo Decreto Nº 11.117, de 1º de julho de 2022.
      - Formulário Diretoria Financeira para solicitação de Viagem (.xlsx)
      - Em caso de beneficiário ser aluno de mestrado ou doutorado, Formulário Auxílio financeiro estudante (.docx)
        O teto diário para auxílio estudante é de R$ 320,00 por dia, quando o deslocamento for para Brasília/Manaus/Rio de Janeiro/São Paulo e outras capitais. Quando for para demais destinos nacionais, o valor teto é de R$ 300,90 de auxílio estudantil por dia.
        De acordo com a portaria 132 de CAPES, de 18/08/2016, Art. 2º, O valor do auxílio diário para participação em atividades acadêmicas ou científicas no País será de R$320,00 (trezentos e vinte reais) para capitais. Já a Portaria 156 da Capes estabelece que: Art. 11 – O valor do auxílio financeiro para o custeio de despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias estabelecido para cargo de nível superior, conforme parâmetros fixados em legislação federal vigente. Assim, R$ 300,90 é o valor de diária para demais deslocamentos estabelecido para cargo de nível superior no DECRETO Nº 11.117, DE 1º DE JULHO DE 2022.
    - Anexar ainda (i) programação do evento; (ii) trabalho a ser apresentado; (iii) comprovante de aceite do trabalho.
    - Caso o beneficiário seja aluno de mestrado ou doutorado, incluir o histórico escolar.
Coordenação/Secretaria verificam a documentação e incluem em pauta da próxima reunião
Caso o pedido seja aprovado pelo colegiado, Coordenação/Secretaria complementam a documentação com dados da coordenação e assinatura, atualizam a planilha de cotas e encaminham para a PROPGPI.
O Professor responsável pela demanda acompanha o processo (via número de processo e se necessário, contatar diretamente PROPGPI e PROAD).
- - - Acessar o módulo de pesquisa SEI e fazer a consulta com o número do processo ou com o nome do interessado
A documentação referente à Prestação de Contas deve ser encaminhada à Diretoria Financeira / Gerência de Controle Contábil e Financeiro, com cópia para a Coordenação do Programa e a Secretaria do PPGI no prazo máximo de 5 (cinco) dias contados do retorno à sede originária do serviço, para a sua formalização, cumprindo o que determina a IN n° 3/2015 e Acórdão n° 1287/2010 – TCU – 1ª Câmara.
- - - Original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, bilhetes ou a declaração fornecida pela empresa de transporte que comprovem a viagem independente das passagens serem custeadas ou não pela UNIRIO;
    - O Certificado ou Declaração de Participação no evento (colóquio, congresso, curso, encontro, jornada, palestra, seminário, simpósio, treinamento, workshop, etc.);
    - Um breve relatório de viagem sobre o que foi realizado, utilizando o MODELO RELATÓRIO DE VIAGEM;
    - Em caso de inscrição (ou algum serviço prestado), então enviar a nota fiscal, atestada pelo servidor solicitante do(s) serviço(s) (se aluno, assinatura do aluno e do orientador), atestando que o serviço descrito tenha sido devidamente prestado e esteja de acordo com as especificações da respectiva nota de empenho.
O não atendimento a esta determinação implicará na impossibilidade de novas solicitações de viagens e sanções legais.